9 استراتژی برای مدیریت بهتر زمان
9 استراتژی برای مدیریت بهتر زمان
همه ما می خواهیم هر چیزی که برایمان مهم است را به موقع تکمیل کنیم. اما گاهی اوقات، به نظر نمی رسد که ساعات کافی در روز برای انجام کار را داشته باشیم. به خصوص در این عصر جدید، مردم فشار را در زمان احساس می‌کنند و به دنبال استراتژی‌های مدیریت زمان مؤثر می‌گردند، زیرا بیشتر از هر دوره دیگری از تاریخ مردم نیاز به مدیریت زمان دارند.
خوشبختانه، مدیریت زمان خوب می تواند به کارآمدتر و موثرتر کردن روزهای شما کمک کند. در اصل، می تواند به شما کمک کند که احساس کنید ساعات بیشتری در روز دارید و به همه امور خود رسیدگی کنید.
اما برای بسیاری از ما، مدیریت زمان یک آرزو است، چیزی که همه ما برای بهبود آن تلاش می کنیم. هیچ راه حل ایده آل و یکسانی برای همه وجود ندارد. بنابراین ما فهرستی از چند نکته قابل اجرا برای مدیریت زمان برای افزایش بهره وری ارائه کردیم، می توانید استراتژی های مناسبی را پیدا می کنید که برای شما مفید است.
مدیریت زمان مطمئناً مفهوم جدیدی نیست. از معرفی خط مونتاژ توسط هنری فورد تا رنگین کمان فعلی ابزارها و برنامه های سازمانی عصر مدرن، حول محور زمان می چرخد. زمان ما یک منبع محدود است، ما باید با آن مانند ارز رفتار کنیم. در طول روز ما زمان را خرج می‌کنیم، نگهبانی می‌دهیم، هدر می‌دهیم و آن را با ارزش و زندگی معامله می‌کنیم. با این حال ما برای کنترل آن تلاش می کنیم.
راه حل آسانی برای مدیریت ضعیف زمان نداریم، زیرا عوامل زیادی روی آن تاثیر می گذارد. بیایید به آنچه می دانیم نگاه دقیق تری کنیم و به روش های جدیدی برای مشاهده نحوه استفاده ما از زمان بپردازیم.
چرا مدیریت موثر زمان مهم است؟
انجام بیشتر کار و فعالیت بدر کمترین زمان موثرترین راه برای افزایش بهره وری است، که بسیاری از شرکت ها کارکنان را در این راستا تشویق می کنند. خواه نیروی کار کمتر، منابع کمتر یا بودجه کمتر باشد. بسیاری از کارگران در چند سال اخیر نوعی “بستن کمربند” را تجربه کرده اند.
اما انجام بیشتر کار در کمترین زمان می تواند کوتاه نویسی برای درک و اجرای اولویت ها باشد. مدیریت زمان نحوه نشان دادن اولویت ها و توانایی خود برای عمل کردن بر اساس آنهاست.
نشان دادن مهارت های عملی مدیریت زمان می تواند راهی برای نشان دادن ارزش خود در زندگی، کار و در یک شرکت باشد. ارزشی که فقط ممکن است شغل شما را نجات ندهد بلکه زندگی شما را تغییر دهد یا باعث پیشرفت شما شود.
مزایای مدیریت زمان موثر
- داشتن زمان بیشتر در روز
بدیهی نیست، اما اگر از زمان خود به طور مؤثرتری استفاده کنید، در روز یا هفته زمان خود را آزاد خواهید کرد. و این چیزی است که ممکن است چندان واضح نباشد: لازم نیست از آن زمان اضافی برای کار استفاده کنید. مدیریت زمان به شما امکان می دهد کارهایی را که برایتان مهم است انجام دهید.
سعی کنید تعادل کار و زندگی بهتری برای خود ایجاد کنید. برای پیاده‌روی بیرون بروید، با یک دوست یا همکار خود یک قهوه بنوشید، یا در کلاسی شرکت کنید که کنجکاو بودید امتحان کنید. انتخاب باشماست!
- توانایی تحقق اهداف
به عبارت ساده، تعیین و تحقق اهداف فوق العاده است. هنگامی که زمان خود را بهتر مدیریت کردید، می توانید هدف گذاری را به بخشی از روال خود تبدیل کنید. سپس رضایت حاصل از انجام منظم آنها را تجربه خواهید کرد.
به‌علاوه، اشتراک‌گذاری اهدافی که تعیین کرده‌اید و دستیابی به آنها راهی عالی برای کسب تمجید از مدیر و کل تیم است. اگر مطمئن نیستید که هنگام ایجاد اهداف خود از کجا شروع کنید، سعی کنید یک بیانیه چشم انداز شخصی ایجاد کنید. این بیانیه می تواند به عنوان یک قطب نما عمل کند تا شما را در مسیر درست راهنمایی کند.
- فرصت های رشد بیشتر
آیا می خواهید مهارت جدیدی در کار کسب کنید؟ آیا آماده هستید که دامنه دسترسی خود را به یک قلمرو جدید گسترش دهید یا برای ارتقاء در نظر گرفته شوید؟ تبدیل شدن به یک رهبر عالی و یادگیری یک مهارت جدید نیاز به زمان دارد. اگر مدام به عنوان یک مدیر خوب در زمان خود دیده شوید، احتمال بیشتری وجود دارد که این فرصت ها به شما داده شود.
- کاهش استرس
شاید مهمترین مزیت استفاده موثرتر از زمان، کاهش استرس شما باشد. این می تواند به پایان رساندن یک پروژه قبل از تبدیل شدن به یک بحران، نگه داشتن ساعات کاری در حد معقول یا حتی زمانی که برای انجام فعالیت ها اختصاص دهید.
اینها همه راه هایی هستند که یک تکنیک مدیریت زمان موثر می تواند به استرس و سلامت روان کلی کمک کند.
9 استراتژی برای مدیریت بهتر زمان
- محیط مناسب ایجاد کنید.
فضای فیزیکی منظم، مرتب و راحت داشته باشید. با داشتن نظم در زندگی می توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید. وقت گذاشتن برای تسلط بر مهارت های کاری، در درازمدت باعث صرفه جویی در وقت شما می شود. به ویژه از چالش های دیگری که ممکن است هنگام کار از راه دور با آن مواجه شوید، آگاه باشید.
- اولویت بندی کنید
تصمیم گیری برای اینکه زمان خود را کجا بگذرانید به خودی خود می تواند یک کار باشد. اما با اولویت بندی از قبل، می توانید کارهای فوری را به موقع انجام دهید و کارهای ضروری را نیز تکمیل کنید.
- دوباره اولویت بندی کنید
از طرف دیگر مقابله با چیزهای حیاتی این است که ممکن است لازم باشد وظایف یا حواس‌پرتی‌هایی را که نه فوری هستند و نه مهم، شناسایی کنید. از خود بپرسید: آیا این کار باید توسط شما انجام شود؟ آیا می توانید کار را محول کنید؟ آیا اصلاً نیاز به انجام آن است؟ اگر پاسخ منفی است، برای پاک کردن ذهن خود اقدام کنید تا ابتدا با مهمترین موارد مقابله کنید سپس مدیریت زمان را انجام دهید.
- چند هدف تعیین کنید
تعیین هدف قبل از انجام پروژه یا شروع هفته کاری، مانند بزرگنمایی از مسیر خود است که راه را برای شما روشن می کند. ممکن است غیر منطقی به نظر برسد، اما صرف زمان برای تعیین هدف احتمالا در دراز مدت باعث صرفه جویی در وقت شما می شود. این مفهومی است که به عنوان “آهسته بروید تا سریع بروید” شناخته می شود.
سعی کنید مهارت های سازمانی خود را افزایش دهید تا به وضوح درک کنید که به کجا می روید و چه چیزی برای رسیدن به آن ضروری است. این توجه، شما را قادر می سازد تا بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.
- عادات خوب بسازید
برخی از افراد ترجیح می دهند برای روز بعد قبل از ترک محل کار برنامه ریزی کنند، در حالی که برخی دیگر ترجیح می دهند در 30 دقیقه اول روز برنامه ریزی کنند. برخی معتقدند که مسدود کردن بخش‌های زیادی از زمان برای فکر کردن، نوشتن و طراحی مفید است، در حالی که برخی دیگر در دو سرعت کوتاه بهترین عملکرد را دارند.
نکته اصلی این است که 5 دقیقه در پایان هر روز به فکر کردن در مورد اینکه چه چیزی موثر بوده و چه چیزی نیست، اختصاص دهید. این به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی برای شما و موقعیت شما بهتر است. هنگامی که فهمیدید چگونه بهترین کار را انجام می دهید، به آن پایبند باشید. عادت های خود را در روز کاری خود بسازید تا از مهارت های خود مدیریتی بیشترین بهره را ببرید.
- ممیزی زمان انجام دهید
آیا می دانید روز کاری شما کجا می رود؟ آیا به درک خود از نحوه گذراندن وقت خود در هر روز و هفته اطمینان دارید؟ ممیزی زمان می تواند یک فعالیت روشنگر باشد تا به شما نشان دهد که چگونه وقت خود را صرف می کنید. شما یاد خواهید گرفت که چه چیزی روزهای شما را می گذراند و کجا ممکن است بتوانید مدتی را بگذرانید.
آیا این فعالیت خطرناک به نظر می رسد؟ هیچ کس غیر از شما نباید بداند که در حال بررسی بهره وری خود هستید.
- یک لیست توقف انجام ایجاد کنید
اگر لیست کارهایی که باید انجام دهید برای شما موثر نبوده است، دوباره نوشته های خود را بخوانید. فهرست توقف انجام، نگاهی عمدی به کارهایی است که اتلاف‌کنندگان زمان هستند و باید انها را متوقف کنید. اینها می تواند به صورت سم زدایی دیجیتال از جمله پیمایش در رسانه های اجتماعی و تماشای ویدیو یا حتی جلساتی باشد که به کار شما مربوط نمی شود. عمدی‌تر بودن در مورد «نبایدها» می‌تواند به شما کمک کند بیشتر روی «نبایدها» تمرکز کنید.
زمان خود را متفاوت مسدود کنید. با وجود کارهای زیادی که باید انجام دهید، ممکن است وسوسه انگیز باشد که برنامه روزانه خود را به بخش های زمانی کاملاً ساختار یافته تقسیم کنید. اما اگر تخمین زمان خود را برای هر کار مهمی جمع کنید، ممکن است موثرتر باشد.
به مدت زمانی که فکر می کنید هر کار طول بکشد، زمان بیشتری (10 تا 25٪) اضافه کنید. سپس، زمانی که تأخیر یا نقص اجتناب‌ناپذیر اتفاق می‌افتد، شما به‌طور خودکار عقب نمی‌مانید. این تکنیک مدیریت زمان می تواند به ویژه برای افرادی که به طور مزمن سرعت کار خود را بیش از حد تخمین می زنند یا کسانی که تاخیرهای احتمالی را دست کم می گیرند مفید باشد.
- چندوظیفه ای را متوقف کنید
این یک اشتباه است که افراد بسیار مؤثر دائماً چندین کار جزئی را انجام می دهند. تحقیقات نشان داده است که انجام چند کار به عملکرد و بهزیستی ما آسیب می رساند. چندوظیفه ای ناکارآمد می تواند نگه داشتن ایمیل ها در حین ایجاد یک اسلاید باشد. یا گرفتن تماس های کاری در طول رفت و آمد.
- تمرکز روی کار
بسیار مؤثرتر خواهید بود اگر پروژه ها و کارهای خود را با سرعت بیشتری طی کنید و اگر روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنید، در این صورت کیفیت کار شما بهتر خواهد بود. ایمیل و اعلان‌های متنی خود را خاموش کنید، تلفن خود را بی‌صدا کنید و به کار در دست اقدام کنید. هم در کوتاه مدت و هم در بلندمدت نتیجه خواهد داد.
مهارت های مدیریت زمان
به گفته ریچارد استاد مدیریت و کارآفرینی در کالج بازرگانی “برای به دست آوردن مالکیت زمان، بیشترین فعالیت ها را باید انجام دهیم” . سه مهارت اولیه برای اجرای استراتژی های ذکر شده در بالا و به دست آوردن مزایای طولانی مدت از آنها مورد نیاز است:
- آگاهی: چگونه زمان و محدودیت های آن را می بینید و برای آن ارزش قائل هستید
- ترتیب: بخش لمسی مدیریت زمان، شامل برنامه ریزی و برنامه ریزی فعالیت ها و اهداف
- انطباق: چگونه با تمام شدن زمان یا تغییر اولویت ها حرکت می کنید
اگرچه این مهارت‌ها اغلب نادیده گرفته می‌شوند، ولی برای مدیریت مؤثر زمان بسیار مهم هستند.
چگونه مهارت های مدیریت زمان خود را تقویت کنیم
تقویت این مهارت ها به سادگی باز کردن یک برنامه نیست. اما با صرف زمان خود برای توسعه خودآگاهی، درک عادات خود و ایجاد عادت های جدید، می توانید شانس خود را برای مدیریت موثرتر زمان افزایش دهید.
خودآگاهی از توانایی های مدیریت زمان خود را توسعه دهید. برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود، ابتدا باید نحوه عملکرد فعلی خود را درک کنید. ایجاد خودآگاهی در مورد نحوه مدیریت زمان خود، زمینه ای را برای شما ایجاد می کند تا در آن پیشرفت کنید.
فعالیت های زیر را امتحان کنید تا آگاهی خود را از نحوه مدیریت زمان خود افزایش دهید:
از همکاران، یک رئیس یا همسالان خود بازخورد دریافت کنید. از یک ابزار ردیابی زمان برای اندازه‌گیری فعالیت‌هایی که وقت خود را صرف آن می‌کنید استفاده کنید و از آن به‌عنوان پایه استفاده کنید. با چند سوال خود را بشناسید:
- چه زمانی از روز را بهتر کار می کنید؟
- آیا تمایل دارید که مدت زمان انجام وظایف را بیش از حد یا دست کم بگیرید؟
- آیا مشغول هستید اما بهره وری کمتری دارید؟
- آیا شما موثرتر هستید یا کارآمد؟
- چه نوع پروژه هایی را به طور مستقیم انجام می دهید و کدامیک باعث تعلل شما می شود؟
خود و رابطه خود را با زمان بشناسید
از خود بپرسید که شخصیت شما چگونه با زمان ارتباط دارد. آیا شما خود را بیشتر یک علاقه‌مند می‌دانید که دوست دارد زودتر به همه چیز بپردازد؟ یا ترجیح می دهید زمان خود را بین چند کار تقسیم کنید؟ درک اینکه چگونه شخصیت و عادات شما با زمان مرتبط است به شما کمک می کند مهارت های مدیریت زمان را که ابتدا باید روی آنها سرمایه گذاری کنید، شناسایی کنید.
برای اینکه درک بهتری از ارتباط شخصیت خود با زمان داشته باشید، سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا تمایل دارم یک کار را قبل از رفتن به کار بعدی کامل کنم؟
- آیا تحت فشار بهتر کار می کنم و پروژه ها را تا آخرین لحظه انجام می دهم؟
- چگونه اولویت بندی کنم؟
- چگونه تفویض اختیار کنم؟
- چگونه به یک کار جدید نزدیک شوم؟
سوالاتی از این دست می‌توانند به شما در شناسایی حوزه‌های تمرکزتان کمک کنند. مهارت های مدیریت زمان را که می خواهید روی آن کار کنید را شناسایی کنید.
تصمیم گیری در مورد اینکه کدام قسمت کار به بیشترین پیشرفت نیاز دارد، می تواند مستقیماً شما را به آن سمت حرکت دهد، یا ممکن است لازم باشد کمی حفاری انجام دهید. اما دانستن اینکه آیا باید مهارت‌های اولویت‌بندی خود را بشناسید یا توانایی خود را برای انطباق با تغییرات و برای بهبود مدیریت کلی زمان خود بدانید حیاتی است.
ممکن است متوجه شوید که می خواهید بیش از یک زمینه را بهبود بخشید. اگر اینطور است، سعی کنید ابتدا از یک زمینه شروع کنید و بعد از اینکه مهارت اول را به دست آوردید پیشرفت کنید.
نشانه های مدیریت ضعیف زمان
- وقت تلف شده
اگر مهارت‌های خوب مدیریت زمان می‌تواند زمان بیشتری را برای شما به ارمغان بیاورد، جای تعجب نیست که عکس این موضوع نیز صادق باشد. اگر از کار خارج هستید یا از پروژه ای به پروژه دیگر می پرید یا از زمان خود به طور ناکارآمد استفاده می کنید، تکمیل کار شما بیشتر طول می کشد. زمان کمتری برای پروژه های کاری دیگر یا زمان دوری از کار در دسترس خواهد بود.
- عدم تفویض اختیار
اغلب بیش از آنچه که می توانید انجام دهید در میز کار شما وجود دارد. و اگر زمان خود را به خوبی مدیریت نمی کنید، احتمالاً خیلی سازماندهی نشده اید. به همین دلیل، ممکن است برای استفاده از کمکی که به راحتی در دسترس است دچار مشکل شوید. اگر در مورد تکلیف و نحوه کمک دیگران دقیق نباشید، تفویض اختیار آسان نیست. بنابراین اجتناب ناپذیر است که کار همچنان انباشته شود.
- از دست دادن کنترل
به زبان ساده، اگر شما کنترل زمان خود را ندارید، کنترل شما را در دست دارد. مهارت‌های مدیریت زمان ضعیف می‌تواند پیش‌بینی اینکه چه زمانی پروژه‌ای را تکمیل می‌کنید یا برای انجام کار دیگری در دسترس هستید را برای شما دشوار می‌کند. سپس، شما کنترل زمان یا کار خود را ندارید.
معمولاً وقتی احساس نمی کنیم کنترل داریم چه اتفاقی می افتد؟ ما ممکن است دچار استرس، ناامیدی، ناراضی از زندگی خود شویم. وقتی کنترل ندارید، زمان و توجهی هم ندارید که خودتان را کاملاً به بخش‌های دیگر زندگی‌تان اختصاص دهید: روابط، سلامتی، اهداف.
- کیفیت پایین کار
اگر مدیریت زمان ضعیف شما را به انجام پروژه‌ها با عجله سوق دهد، احتمالاً کیفیت کار شما نیز آسیب خواهد دید. برای ارائه بهترین محصول نهایی به همکاری و ارتباط موثر نیاز است. بنابراین، اگرچه ممکن است به نظر برسد که شما بهترین کار خود را در زمان مقرر انجام می‌دهید، واقعیت این است: بدون فرصتی برای ویرایش نهایی یا اجرای آن، به احتمال زیاد اشتباهات از دست شما خارج خواهد شد.
- شهرت ضعیف
آیا به کارمندی تبدیل شده‌اید که خیلی عجول است و نمی توان روی او حساب کرد؟ آیا خانواده شما از اینکه همیشه عجول هستید ناراضی هستند؟ آیا مدیریت پروژه شما بی اثر است؟ آیا کیفیت زندگی شما پایین است؟ همانطور که شهرت شما در انجام کار باکیفیت کاهش می یابد، شانس شما برای پیشرفت و رشد نیز کاهش می یابد.
- عدم دستیابی به اهداف
نحوه گذراندن ساعات خود، نحوه گذراندن روزهایتان است. در نهایت، مهم است که چگونه زندگی خود را سپری می کنید. مطمئنا، همه ما روزهایی داریم که هرج و مرج هستند یا درگیر کارهای بی پایانی هستند که دوست نداریم و ترجیح می دهیم انجام ندهیم. اما این یک هنجار است، نه استثنا، نگاه کردن به اینکه چگونه وقت خود را صرف می کنید می تواند یک بررسی مفید باشد.
سوال بعدی این است: روشی که شما وقت خود را صرف می کنید در کنترل شماست یا خارج از آن؟ اگر تحت کنترل شماست، توسعه مهارت های مدیریت زمان می تواند شما را به زندگی ای که می خواهید داشته باشید نزدیک تر کند.
3 گام برای مدیریت بهتر زمان
- با ایجاد خودآگاهی و درک اینکه چگونه به زمان خود نگاه می کنید و کدام مهارت ها نیاز به بهبود دارند، شروع کنید
- یک ممیزی زمان انجام دهید تا ببینید زمان خود را کجا و چگونه می گذرانید
- برای توسعه مهارت های مدیریت زمان خود، استراتژی های بالا را آزمایش کنید
مدیریت زمان خود را بهتر از امروز شروع کنید
یادتان باشد که مدیریت زمان با تفکر فعال و با توسعه مهارت های اساسی امکان پذیر است. برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری از تکنیک پومودورو استفاده کنید. اکنون می دانید که مدیریت زمان چقدر مهم است و برخی از مزایای متعدد آن چیست. زمان آن رسیده است که تغییرات جزئی در استراتژی های مدیریت زمان خود ایجاد کنید.
سعی کنید وقتی چندوظیفه ای انجام می دهید خودتان را قانع کنید که روی یک کار تمرکز کنید. یک ممیزی زمانی انجام دهید تا ببینید بیشتر وقت شما به کجا می رود و صرف چه چیزی می شود.
دیدگاهتان را بنویسید