روش ماتریس آیزنهاور برای استفاده بهینه از زمان
روش ماتریس آیزنهاور برای استفاده بهینه از زمان
مجموعه ای بی پایان از کارها انجام نداده و لیست کارهای ناتمام می تواند انگیزه ما را کاهش دهد. برخی از روزها، ممکن است به جای پرداختن به مسئولیت‌ها، پنهان شدن زیر پتو و ماندن در رختخواب برای شما راحت‌تر باشد.
احساس غرق شدن برای همه اتفاق می افتد، اما خوشبختانه، برنامه های سازمانی و تکنیک های مدیریت زمان وجود دارد که به شما کمک می کند وقت خود را صرف کارهای مهم کنید. یکی از آنها ماتریس آیزنهاور است، روشی که وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی می کند.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار بصری است که به شما کمک می کند وظایف را به چهار ربع دسته بندی کنید:
- فوری و مهم
- غیر فوری و مهم
- فوری و بی اهمیت
- غیر فوری و بی اهمیت
این ابزار تصمیم گیری، ماتریس تصمیم آیزنهاور، جعبه آیزنهاور یا ماتریس فوری-مهم نیز نامیده می شود، از دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و یک ژنرال پنج ستاره جنگ جهانی دوم الهام گرفته شده است.
ماتریس لیست کارهای معمولی شما را یک درجه بالا می برد. از شما می خواهد وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت ترسیم کنید. این به شما امکان می دهد روی کارهای حساس و ضروری تمرکز کنید و در نتیجه زمان و انرژی کمتری تلف می شود. به نوبه خود، زمان بیشتری را برای استراحت، کارهایی با اولویت بالا یا پیشرفت شخصی صرف می کنید.
ماتریس آیزنهاور چگونه کار می کند
استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند تا مهارت های مدیریت زمان را بسازید و یاد بگیرید که چگونه در تصمیم گیری خود آگاه باشید. در نتیجه منجر به رضایت بیشتر از تصمیماتی می شود که می گیرید. ماتریس همچنین ممکن است به شما در مبارزه با خستگی، تصمیم گیری و احساس سرکوب شدن کمک کند.
علاوه بر این، ماتریس آیزنهاور از شما می‌خواهد هنگام اولویت‌بندی وظایف، اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را در نظر بگیرید. این موارد اتلاف وقت را به ما نشان می دهد که چگونه شما را از آن اهداف دور می کند.
چه کسی باید از آن استفاده کند؟
اگر زمان بیشتری را صرف مدیریت فهرست کارهای خود می کنید تا اینکه واقعاً به آن رسیدگی کنید، ماتریس آیزنهاور می تواند به شما کمک کند. همچنین به شما کمک می کند یاد بگیرید که چگونه بین وظایف فوری و مهم تفاوت قائل شوید. همانطور که می گویند، اگر همه چیز فوری باشد، هیچ چیز فوری نیست.
ماتریس آیزنهاور تنها یکی از چندین روش مدیریت زمان است. اگر برای شما کار نکرد، نگران نشوید. به جای آن یک نکته بهره وری متفاوت را امتحان کنید.
ماتریس زمان فرانکلین کاوی در مقابل ماتریس آیزنهاور
اگر نام ماتریس مدیریت زمان فرانکلین کاوی را شنیده اید، ممکن است ماتریس آیزنهاور را برایتان آشنا بیابید. استفان کاوی، نویسنده کتاب «7 عادت افراد بسیار مؤثر»، ماتریس مدیریت زمان کاوی خود را بر اساس ماتریس آیزنهاور بنا کرد.
تفاوت اصلی این است که ماتریس فرانکلین کاوی بر وظایف ربع دوم تمرکز دارد. هدف این است که از زمان و انرژی خود در برابر اضطرارهای لحظه آخری محافظت کنید. بر خلاف تمرکز ماتریس آیزنهاور که بر فوریت تمرکز دارد.
چهار ربع ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور دارای چهار ربع است که هر کار را طبقه بندی می کند و یک عمل را برای انجام دادن تعیین می کند:
- ربع 1: وظایف فوری و مهم
اقدام: ابتدا انجام دهید
ربع اول شامل کارهای فوری است که نیاز به توجه فوری دارند. این وظایف باید در اسرع وقت تکمیل شوند. در غیر این صورت ممکن است با عواقب منفی روبرو شوید. کنار گذاشتن آنها می تواند به استرس و در نهایت فرسودگی شغلی کمک کند.
برخی از نمونه‌های وظایف «اول انجام دهید» شامل موارد زیر است:
- پاسخ دادن به یک ایمیل مهم از یک مشتری یا یک مدیر
- میزبانی یک جلسه لحظه آخری برای رسیدگی به یک بحران
- ماشین خود را برای تعمیر پنچر شدن لاستیک به مغازه ببرید
- رفع اشکالی که بر محصول یا خدمات تأثیر می گذارد
- ربع 2: کارهای غیر فوری اما مهم
اقدام: برنامه ریزی
وظایف ربع دوم حساس به زمان نیستند، اما برای رسیدن به اهداف بلند مدت شما مهم هستند. زمان‌بندی برای این کارها باعث می‌شود که شما بیشتر به انجام آنها بپردازید. برنامه‌ریزی به این شکل احتمال مواجهه با عوامل حواس‌پرتی یا فراموش کردن آنها را کاهش می‌دهد.
اینها چند نمونه از وظایفی هستند که باید برنامه ریزی کنید:
- بیرون بردن زباله
- برنامه ریزی بودجه ماهانه
- شرکت در جلسات مربیگری منظم
- سه بار در هفته به باشگاه رفتن
- سازماندهی یادداشت های جلسه خود در موارد اقدام
- ربع 3: کارهای فوری اما نه مهم
اقدام: تفویض اختیار
وظایف ربع سوم نیاز به توجه فوری دارند اما ممکن است به اهداف بلندمدت شما کمکی نکنند. آنها حتی ممکن است به مهارت شما نیاز نداشته باشند. از آنجایی که این وظایف هنوز فوری هستند، بهتر است در صورت امکان آنها را محول کنید.
چه وظایفی را می توانید محول کنید؟ در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- دور انداختن اسناد قدیمی
- تمیز کردن اتاق های خاص در خانه شما
- پاسخ به تماس تلفنی برنامه ریزی نشده
- کارهای اداری معمولی یا اداری
- کمک به درخواست های غیرمنتظره برای کمک
نحوه واگذاری وظایف بدون شرم
آیا برای تفویض وظایف مشکل دارید؟ ممکن است از اینکه بار دیگران را سنگین کنید احساس شرم یا ترس کنید. اگر چنین است، شما تنها نیستید. بسیاری از مردم با این مساله مشکل دارند. دبورا گریسون ریگل، استاد ارتباطات رهبری در دانشکده بازرگانی فوکوا دانشگاه دوک، می‌نویسد که مبارزات رایج شامل ندانستن آنچه می‌توانند محول کنند یا چه وظایفی ممکن است فرصت‌های یادگیری برای دیگران باشد.
اگر احساسات منفی را با تفویض اختیار مرتبط می‌دانید، ابتدا به درون خود نگاه کنید تا هرگونه تصور نادرستی را برطرف کنید. دکتر شارون سالین، روانشناس با تمرکز بر ADHD و اضطراب، این تغییرات ذهنی را برای راحت شدن با تفویض اختیار ضروری فهرست می کند:
- بپذیرید که اشکالی ندارد که نمی دانید چگونه کاری را انجام دهید
- درک کنید که یادگیری از طریق آزمون و خطا اتفاق می افتد
- تصدیق کنید که کمال وجود ندارد
همچنین ممکن است در نظر گرفتن اینکه چگونه واگذاری وظایف به تیم شما سود می رساند کمک کند. تفویض اختیار ممکن است فرصتی را برای گزارش مستقیم برای کار در راستای اهداف شغلی آنها باز کند.
- ربع چهارم: کارهای غیر فوری و غیر مهم
اقدام: اجتناب کنید
فعالیت هایی که به اهداف شما کمک نمی کنند و نیازی به اقدام فوری ندارند در ربع چهارم قرار دارند. این وظایف اغلب حواس‌پرتی‌هایی هستند که تمرکز شما را از بین می‌برند، به تعویق می‌اندازند و زمان شما را تلف می‌کنند.
از انجام این کارها اجتناب کنید یا بهتر است آنها را از لیست کارهای خود حذف کنید. اگر در حال حاضر فوری و مهم نباشند، هرگز نخواهند بود.
این اتلاف وقت ممکن است به شکل زیر باشد:
- پیمایش در رسانه های اجتماعی
- جلسات بی نتیجه
- درگیر شدن در شایعات اداری بیش از حد
- خرید چیزهایی که نیاز ندارید
- تماشای تلویزیون وقتی زمان تمرکز است
چگونه می دانید چه چیزی فوری در مقابل مهم است؟
آیزنهاور یک بار گفت: “آنچه مهم است به ندرت فوری است و آنچه فوری است به ندرت مهم است.” استفاده از ماتریس آیزنهاور به ما کمک می کند تا تفاوت بین این نوع کارها را واضح تر ببینیم.
یک کار فوری نیاز به توجه فوری دارد. این وظایف می توانند واکنشی باشند، مانند تماس تلفنی برای حل یک مشکل برای مشتری. یا ممکن است برای حرکت به سمت یک هدف ضروری باشند، مانند اتمام یک مقاله برای رسیدن به یک ضرب الاجل.
اگر فوراً به آنها رسیدگی نکنید، کارهای فوری عواقب منفی نیز دارند. عدم تماس با مشتری می تواند منجر به از دست دادن کسب و کار شود، در حالی که پایان ندادن مقاله خود قبل از پایان مهلت می تواند منجر به نمره رد شدن شود.
یک کار مهم با ارزش های شخصی شما هماهنگ است و به تکمیل یک هدف کمک می کند. در حالی که آنها نیازی به اقدام فوری ندارند، اختصاص دادن زمان به آنها شما را به سمت نقاط عطف مهم و رشد شغلی سوق می دهد.
به عنوان مثال، ساختن یک نمونه کار آنلاین می تواند به شما کمک کند شغل جدیدی پیدا کنید، و شرکت در یک جلسه مربیگری آنلاین می تواند به شما در ایجاد انعطاف پذیری ذهنی کمک کند.
چرا ما در اولویت بندی ضعیف هستیم
اولویت بندی به طور طبیعی برای همه اتفاق نمی افتد. افراد مبتلا به ADHD و حتی تروما ممکن است با عملکرد اجرایی دست و پنجه نرم کنند. اولویت بندی لیست کارهای آنها و همچنین شروع و متمرکز ماندن می تواند چالش برانگیز باشد. احساس غرق شدن همچنین می تواند توانایی ما را برای اولویت بندی موثر کاهش دهد. ما ممکن است به سادگی بی زحمت ترین کارها را انتخاب کنیم تا چیزی را از لیست خود علامت بزنیم.
برخی از ما به راحتی حواسمان پرت می شود. اگر تا به حال سندروم شی براق را تجربه کرده اید، می دانید که ماندن در کار چقدر می تواند دشوار باشد. این چالش‌ها می‌توانند منجر به اولویت‌بندی ناکارآمد شوند، اما استفاده از روشی مانند ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا به مسیر خود بازگردید.
5 نکته دیگر برای تسلط بر زمان
- سبک مدیریت زمان خود را مشخص کنید
درک اینکه چگونه ترجیح می دهید زمان خود را مدیریت کنید می تواند به شما کمک کند نقاط قوت و ضعف خود را تشخیص دهید. سپس، می توانید برای رسیدگی به آنها اقدام کنید. یکی از این سبک های رایج مدیریت زمان ممکن است آشنا به نظر برسد:
- تصویر بزرگ: این سبک شامل مشاهده چشم پرنده از لیست کارهایتان و سپس برنامه ریزی برای انجام وظایفتان است. کسانی که در این دسته قرار می گیرند، دید روشنی از تصویر بزرگتر دارند و در حل خلاقانه مسائل برتری دارند. با این حال، آنها ممکن است جزئیات ریزتر را نادیده بگیرند.
- هایپرفوکوس: کسانی که دارای سبک هایپرفوکوس هستند تمایل دارند به یک حالت جریانی وارد شوند و عمیقاً روی یک کار تمرکز کنند تا زمانی که آن کار تکمیل شود. آنها تمایل دارند به جزئیات توجه دقیق نشان دهند و کار با کیفیت بالا تولید کنند، که ممکن است منجر به از دست رفتن ضرب الاجل شود.
- هاپر: اگر کسی را می شناسید که بدون انجام کاری از یک کار به کار دیگر می پرد، ممکن است یک قیف باشد. هاپرها به راحتی می توانند بین کارها جابه جا شوند و مستعد انجام چند کار هستند که منجر به بی نظمی، مهلت های از دست رفته و استرس زیاد می شود.
- تکانشی: سبک مدیریت زمان تکانه بدون برنامه رشد می کند. حتی ممکن است فهرستی از کارهایی که باید انجام دهند نداشته باشند. این به آنها کمک می‌کند تا راه‌حل‌ها را بداهه بسازند و سریع تصمیم بگیرند. با این حال، آنها همچنین ممکن است ضرب الاجل را از دست بدهند و در تمرکز مشکل داشته باشند.
- کمال گرا: مانند سبک هایپرفوکوس، کمال گرا بر جزئیات تمرکز می کند و کار با کیفیت بالا را کامل می کند. آنها تمایل دارند انتظارات را عمیقاً درک کنند، اما تلاش می کنند تا جزئیات بی معنی را کنار بگذارند و به “به اندازه کافی خوب” بسنده کنند.
- از تله چندوظیفه ای اجتناب کنید
بسیاری از ما عاشق انجام چند کار هستیم. اما شواهد نشان می‌دهد که این عادت به تعویض مداوم کار برای ما خوب نیست. مطالعات نشان داده اند که کارایی کمتر نسبت به تمرکز روی یک کار واحد می تواند به عملکرد اجرایی شما آسیب برساند. علاوه بر این، انجام چند کار می تواند انگیزه شما را کاهش دهد و سطح استرس شما را افزایش دهد.
برنامه ریزی ها، تمرکز حواس و یافتن یک محل کار با حواس پرتی محدود می تواند شما را از انجام چند کار باز دارد. علاوه بر این، مطمئن شوید که به اندازه کافی استراحت می کنید و وظایف را تا جایی که می توانید محول کنید.
- از مسدود کردن زمان برای اولویت بندی
مسدود کردن زمان شامل اختصاص زمان برای کارهای خاص است. این زمان تعیین شده یک بلوک است و شما انتخاب می کنید که برای هر بلوک چقدر زمان در نظر گرفته شود.
زیبایی انسداد زمان این است که می تواند با تنظیم وضعیت کاری شما بر روی “مشغول” یا “سر به پایین” از حواس پرتی جلوگیری کند. علاوه بر این، می‌توانید از مسدود کردن زمان استفاده کنید تا برای کارهای غیر کاری که در ربع دو قرار می‌گیرند، وقت بگذارید. برخی از نمونه ها شامل ورزش یا استراحت برای ناهار با یک دوست است.
- استفاده از تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو روش دیگری برای برنامه ریزی زمان استراحت در روز شماست. معمولاً شامل 25 دقیقه زمان کار متمرکز و به دنبال آن یک استراحت پنج دقیقه ای است. می توانید چندین جلسه کاری متمرکز را به یک کار اختصاص دهید و پس از اتمام آن، 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید.
- ابزارها و روش های مختلف را آزمایش کنید
هیچ پاسخ درستی برای مدیریت موثر زمان شما وجود ندارد. همه ما باید پیدا کنیم که چه چیزی برای ما بهتر است. حتی ممکن است ترکیبی از چندین رویکرد مختلف باشد. گاهی لازم نیست خودتان آن را بفهمید. مشاوره با متخصصان روانشناسی می تواند ابزارهای مختلف مدیریت زمان را به شما نشان دهد در حالی که به شما استراتژی هایی برای سازماندهی زندگی خود را نیز آموزش می دهد.
با ماتریس آیزنهاور روی اولویت های درست تمرکز کنید
ماتریس آیزنهاور اولویت ها و اهداف شما را پیش روی شما نگه می دارد. در حالی که ممکن است در ابتدا برای اولویت بندی وظایف خود مشکل داشته باشید، هر چه مدت زمان بیشتری از ماتریس استفاده کنید، اولویت بندی آسان تر می شود.
اگر برای درک تفاوت های ظریف اهداف شخصی و حرفه ای خود به پشتیبانی بیشتری نیاز دارید، من به شما کمک می کنم تا راه‌های رفتاری و مبتنی بر علم را برای رسیدن به تعادل بین کار و زندگی، پیدا کردن هدف و کاهش استرس کشف کنید.
دیدگاهتان را بنویسید