تکنیک پومودورو برای افزایش بهره وری
تکنیک پومودورو برای افزایش بهره وری
از قانون پارکینسون گرفته تا اصل پارتو، تکنیک های مدیریت زمان زیادی برای انتخاب وجود دارد. اما آیا در مورد تکنیک پومودورو چیزی شنیده اید؟
این فرآیند ساده اما موثر به شما کمک می‌کند تا با استراحت‌های کوتاه و دوره‌ای، بهترین استفاده را از روز خود ببرید. در حالی که استراحت های متعدد در طول روز ممکن است غیر سازنده به نظر برسد، شواهد علمی وجود دارد که از مزایای استراحت در طول روز حمایت می کند.
بیایید بررسی کنیم که تکنیک پومودورو چگونه کار می کند و چرا استفاده از این روش مدیریت زمان می تواند بهره وری شما را افزایش دهد. مقاله مربوط به 9 استراتژی برای مدیریت بهتر زمان را مطالعه کنید.
تکنیک پومودورو چیست؟
مانند بسیاری از ما، فرانچسکو چیریلو با حفظ تمرکز روی کار خود برای مدت طولانی مشکل داشت. برای حل این مشکل، چیریلو از خود خواست که فقط 10 دقیقه در هر زمان تمرکز کند، نه اینکه تمام روز منتظر باشد تا بهره وری رخ دهد. مقاله مربوط به بهره وری و راه های بهبود آن را از لینک پیوست شده مطالعه کنید.
چیریلو پس از کشف اثربخشی روش خود، یک تایمر آشپزخانه به شکل «پومودورو» (کلمه ایتالیایی به معنای «گوجه فرنگی») پیدا کرد تا تمرکز خود را با دقت بیشتری اندازه گیری کند. و درست بعد از آن، تکنیک پومودورو بوجود آمد.
تکنیک پومودورو شامل پنج مرحله اساسی است:
- در مورد کاری که باید انجام دهید تصمیم بگیرید
- تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید
- فقط روی کار خود تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد
- پنج دقیقه استراحت کنید
- بعد از هر چهار پومودورو، 15 تا 30 دقیقه بیشتر استراحت کنید
مزایای تکنیک پومودورو
- وظایف را کمتر دلهره آور می کند
تکنیک پومودورو از مسدود کردن زمان برای تقسیم وظایف شما به قطعات کوچکتر استفاده می کند. این باعث می‌شود که وظایف شما کمتر ترسناک باشد، که می‌تواند استرس شما را نسبت به حجم کاری شما کاهش دهد. ما اغلب می خواهیم وظایف را به تعویق بیندازیم زیرا آنها خیلی بزرگ به نظر می رسند. با کاهش آنها به بخش های کوچکتر با تکنیک پومودورو، کار کمتر طاقت فرسا می شوند و ما می توانیم استرس خود را بهتر مدیریت کنیم.
- کیفیت و کمیت کار شما را بهبود می بخشد
وقتی می دانید که فقط 25 دقیقه برای انجام یک کار فرصت دارید، از میزان ارزشی که می توانید برای آن کار در نظر بگیرید شگفت زده خواهید شد. با محدودیت حلقه تایمر، شما به جای به تعویق انداختن آن برای لحظه آخر، به بهترین شکل ممکن آن را انجام می دهید.
- از فرسودگی ذهنی جلوگیری می کند
فشار آوردن به خود برای انجام کار مداوم به مدت طولانی می تواند خستگی ذهنی ایجاد کند و باعث ایجاد فرسودگی ذهنی شود. در مورد استراحت های کوتاه و به موقع می توان گفت، استراحت به شما کمک می کند تا از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید. استراحت باعث حفظ بهتر انرژی ذهنی و توزیع یکنواخت تر بهره وری می شود.
مطالعه‌ای که توسط مایکروسافت انجام شده است به تأثیرات خستگی در حین انجام کار، بدون استراحت اشاره می کند. تحقیقات آنها در مورد فعالیت امواج مغزی نشان می دهد که چگونه مغز شما در زمان استراحت متفاوت عمل می کند. استراحت‌های کوتاه در انجام کار فقط استرس مزمن را کاهش نمی‌دهند، بلکه به عملکرد شما نیز کمک می کنند.
- عادت چندوظیفه ای را از بین می برد
بسیاری از ما زمانی که سعی می کنیم چندین کار را همزمان انجام دهیم، آشفته و بی تمرکز می شویم. چندوظیفه ای نه تنها تمرکز شما را مختل می کند، بلکه کیفیت کار شما را نیز به خطر می اندازد. وقتی تکنیک پومودورو را دنبال می‌کنید، با تمرکز روی یک کار در یک زمان، انجام چند کار را محدود می‌کنید.
- دامنه توجه و تمرکز را بهبود می بخشد
در این روزگار، همه ما می‌توانیم با افزایش تمرکز و به کار گیری تکنیک پومودورو کار باکیفیتی را انجام دهیم. با این تکنیک دامنه توجه ما به طور فزاینده‌ای کوتاه‌تر می‌شود و ما را به ارائه راه حل‌های خلاقانه ترغیب می‌کند. با تقسیم زمان و انرژی خود به بخش‌های کوچکتر، می‌توانید به جای مبارزه با سختی کار، روی تمرکز خود کار کنید.
- برنامه ریزی را آسان می کند
اینکه تمام روز را به خود اختصاص دهید تا یک کار را به پایان برسانید، می تواند به این معنی باشد که برای مدت طولانی تری روی آن کار می کنید. این منجر به اتلاف وقت خود و دیگران می شود. همچنین اگر به طور مداوم ساعت های طولانی کار کنید، و بر تعادل کار و زندگی شما تأثیر منفی بگذارد، می تواند منجر به فرسودگی شغلی شود.
تکنیک پومودورو موجب می شود که روز خود را با دقت بیشتری برنامه ریزی کنید. محدودیت های زمانی تضمین می کند که شما هرگز بیش از زمانی که برای هر روز برای هرکاری اختصاص داده اید کار نمی کنید. برنامه ریزی بهتر به معنای زمان بیشتری برای مراقبت از خود است.
- مسئولیت پذیری و اراده را افزایش می دهد
زمانی که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، نشستن و شروع یک پروژه یا کار ممکن است دشوار باشد. اما دانستن اینکه باید فقط برای 25 دقیقه تمرکز کنید می تواند به شما قدرت اراده بدهد تا شروع کنید. تکنیک پومودورو همچنین حس مسئولیت پذیری را ترویج می کند. با فهرست کردن وظایف خود و دادن زمان مشخصی به آن ها، می توانید ببینید که چه کاری باید انجام شود و بهتر می توانید خود و پیشرفت کاری را مدیریت کنید.
- انگیزه را افزایش می دهد
داشتن ضرب الاجل باعث ایجاد انگیزه برای انجام کار می شود. وقتی می دانید که محدودیت زمانی در نظر گرفته اید، تمرکز روی یک کار آسان تر است. این باعث می شود که انگیزه انجام کار در شما افزایش پیدا کند. همه توانی را که دارید سرمایه گذاری می کنید زیرا می دانید تنها 25 دقیقه وقت انجام کار را دارید.
آیا تکنیک پومودورو واقعا کار می کند؟
دانشمندان قبلاً معتقد بودند که توجه منبع محدودی است که با گذشت زمان از بین می رود. اما در سال 2011 زمانی که مجله مشهور شناختی انتشار جدیدی در این زمینه منتشر کرد، این موضوع تغییر کرد. به جای اینکه در یک کار ضعیف عمل کنید، زیرا توجه و تمرکز شما رفته رفته در آن کار کم می شود، کار را در زمان کمتری با بیشترین تمرکز انجام دهید.
این مطالعه نشان می‌دهد که چگونه استراحت‌های کوتاه بین یک کار می‌تواند توانایی شما را برای تمرکز بر آن کار برای دوره‌های طولانی بهبود بخشد. بر اساس این تحقیق، تکنیک پومودورو با استراحت های کوتاه و منظم، شما را متمرکز نگه می دارد.
تاثیر تکنیک پومودورو بر بهره وری
- احساس فوریت ایجاد می کند: دانستن زمان کمی برای انجام یک کار ممکن است شما را به خلاقیت و یافتن میانبرهای خلاقانه ترغیب کند. اگر زمان نامحدودی وجود داشت، ممکن بود این نوع نوآوری ها کشف نمی شدند.
- به مقاومت در برابر وقفه کمک می کند: اگر تمام روز را برای به پایان رساندن یک کار به خود اختصاص دهید، به احتمال زیاد در وقفه های غیر ضروری افراط خواهید کرد. ساختار بخشیدن به زمان و انرژی شما فضای کمی برای حواس پرتی باقی می گذارد. این به شما کمک می کند با خودآگاهی و کنترل بیشتر در برابر وقفه ها مقاومت کنید.
- از اهمال کاری جلوگیری می کند: برای اینکه بتوانید بر اهمال کاری غلبه کنید، باید منظم باشید. اما خود انضباطی بدون ساختار و دستورالعمل های مناسب و مدیریت زمان سخت است. تکنیک پومودورو به شما کمک می کند تا با ایجاد انگیزه برای انجام کار، و مدیریت زمان برای کار کردن، از استرس اهمال کاری خلاص شوید.
- شما را از نحوه گذراندن وقت خود آگاه می کند: استفاده از تایمر شما را مجبور می کند که از نحوه گذراندن وقت خود آگاه شوید. و به شما کمک می کند با برنامه ریزی بهتر برای روز خود (و حتی برنامه ریزی زندگی خود) بهره وری بیشتری داشته باشید. با مدیریت مناسب زمان، می توانید زمانی را برای خود اختصاص دهید که بخش مهمی از رفاه شخصی است.
- از خستگی تصمیم گیری جلوگیری می کند: خستگی تصمیم عبارت است از ناتوانی تدریجی در اتخاذ تصمیمات منطقی پس از تصمیم گیری بیش از حد در یک زمان. تصمیم گیری می تواند طاقت فرسا باشد، به خصوص زمانی که شغل یا معیشت ما به آن بستگی دارد. با استراحت های مکرر می توانید تصمیمات بهتری بگیرید و از خستگی تصمیم گیری جلوگیری کنید. استراحت دادن به مغز، به ما این امکان را می دهد که هر بار چند دقیقه از مسئولیت خود خلاص شود.
- نوعی پاداش است: پاداش ها و قدرت پاداش انگیزه های بزرگی برای بهره وری هستند. تکنیک پومودورو از استراحت های کوتاه به عنوان پاداش استفاده می کند و ممکن است از اینکه چقدر می تواند به شما انگیزه بدهند تعجب کنید. پیوند دادن یک پاداش به یک دوره کار موثر، نه تنها به شما یک استراحت ذهنی می دهد، بلکه به شما انگیزه می دهد که بخواهید دفعه بعد به طور مؤثر کار کنید.
- بهره وری شما را بازی می دهد: مطالعات زیادی اثربخشی گیمیفیکیشن را در انجام کارهای دشوار نشان داده اند. ایجاد پارامترهای بازیگوش و در عین حال ساختار یافته پیرامون حجم کاری شما می تواند بهره وری را بهبود بخشد.
تکنیک پومودورو یک چرخش بازیگوش در مدیریت زمان و تعیین هدف ایجاد می کند. شما می توانید خود را برای به پایان رساندن یک کار بزرگ در تعداد معینی از پومودورو به چالش بکشید. به علاوه، فکر کردن به گوجه فرنگی به جای ساعت سرگرم کننده تر است.
نحوه تسلط بر تکنیک پومودورو
- پومودورو خود را از قبل برنامه ریزی کنید
با برنامه‌ریزی که کدام وظایف باید در هر فاصله ۲۵ دقیقه‌ای تکمیل شوند، شانس بهره‌وری خود را افزایش دهید. این همچنین به توزیع بهتر انرژی کمک می کند و به شما کمک می کند روز خود را بهتر برنامه ریزی کنید.
- تکنیک پومودورو را متناسب با خود شخصی سازی کنید
ذهن هر کسی منحصر به فرد است. زیبایی روش پومودورو بیشتر در ساختار کلی نهفته است تا فریم های زمانی دقیق. با خیال راحت طول پومودورو خود را تغییر دهید تا با نیازهای فردی شما مطابقت داشته باشد.
- از برگه ردیابی وظایف پومودورو استفاده کنید
تعداد زیادی برگه ردیابی وظایف پومودورو برای خود تهیه کنید. اگر در تلاش برای ایجاد یک ساختار شخصی برای حجم کاری خود هستید، برگه های نوشته شده از برنامه خودتان عالی هستند. می‌توانید از برگه ها برای ایجاد فهرستی از کارها، اختصاص اولویت به وظایف خود و ضبط پومودوروهایی که تکمیل کرده‌اید استفاده کنید.
- چه زمانی بیشتر هوشیار هستید
مشابه ریتم های شبانه روزی، همه ما گردش کار کمی متفاوت هستیم. برخی از افراد در اول صبح احساس بهره وری بیشتری می کنند. دیگران اواخر بعد از ظهر را ترجیح می دهند. دانستن نقطه اوج انرژی روزانه به شما کمک می کند تا کارآمدترین سیستم ممکن را برای مغز خود ایجاد کنید.
- حواس پرتی دیجیتال را هنگام کار خاموش کنید
همه ما از تلاش برای مقاومت در برابر گوشی های هوشمند خود در حین کار می دانیم. با این حال، داشتن این مهارت برای تمرکز بهتر و عملکرد کاری ضروری است. با خاموش کردن اعلان‌ها در حین پومودورو، سم‌زدایی دیجیتالی را از تلفن خود انجام دهید. این به شما کمک می کند در طول زمان کاری خود از پاسخگویی به تماس های تلفنی و رفتن به شبکه های اجتماعی اجتناب کنید.
- در زمان استراحت به خود پاداش دهید
برای تقویت بیشتر انگیزه استراحت خود، جوایزی را برای خودتان در نظر بگیرید تا انگیزه لازم را برای پشت سر گذاشتن لحظات سخت داشته باشید. یک میان وعده سالم، قدم زدن در باغ، یا حتی یک چرت کوتاه می تواند به عنوان پاداش اضافی برای سخت کوشی باشد.
در یک استراحت پنج دقیقه ای پومودورو چه کاری انجام دهیم؟
مهم است که از زمان خود در بین پومودوروها به خوبی استفاده کنید. اگر فعالیت یا پاداشی را انتخاب نکنید که در واقع شما را تشویق به تمرکز کند، ممکن است این تکنیک کمتر موثر باشد. در مورد چگونگی تصمیم گیری در مورد آنچه که باید در طول استراحت خود انجام دهید، علایق شخصی خود را در نظر بگیرید.
برای مثال، اگر یوگا کار می کنید، از زمان خود برای عمیق‌تر کردن حالت‌های یوگای خود استفاده کنید. اگر از لبخند زدن دیگران لذت می برید، برای همکارتان مهربانی کنید. فعالیتی را انتخاب کنید که سرگرم کننده و با ارزش باشد.
چند ایده برای استراحت پومودورو
- قدم زدن: پیاده روی سریع در خارج از منزل به آرامش شما کمک می کند و حتی می تواند سروتونین را تامین کند. چه در حیاط خلوت شما باشد یا در یک پارک نزدیک، پیاده روی در فضای باز می تواند به ذهن شما آرامش دهد.
- ذهن آگاهی را تمرین کنید: یک جلسه تنفس آگاهانه مختصر می تواند فواید سلامتی مختلفی را برای بدن و ذهن فراهم کند. علاوه بر این، ذهن آگاهی به آمادگی ذهنی شما کمک می کند و ارتباط ذهن، بدن و روح شما را تقویت می کند.
- مقداری آب یا چای بنوشید: یک نوشیدنی گرم یا خنک می تواند پس از تمرکز طولانی مدت آرامش را به شما ارائه دهد. به طور خاص، چای سبز دارای اثرات آرام بخش طبیعی است که می تواند استرس را کاهش دهد و به شما کمک کند تا آرام شوید.
- کشش دادن: یک کشش خوب برای بدن و ذهن شما معجزه می کند، به خصوص اگر تمام روز پشت میز بنشینید. شما می توانید پس از مدتی درگیری فیزیکی از مزایای بهبود گردش خون لذت ببرید.
- با یک همکار یا دوست چت کنید: شاید شما فردی باشید که از طریق تعامل اجتماعی شارژ می شود. چرا استراحت پومودوروی خود را با یک دوست یا همکار به اشتراک نمی گذارید تا رفاه اجتماعی خود را ارتقا دهید؟
- به موسیقی گوش دهید: موسیقی می تواند تأثیرگذار قدرتمندی بر حالات عاطفی و ذهنی شما باشد. موسیقی آرام بخش (یا هر سبکی که از آن لذت می برید) پخش کنید تا انرژی و انگیزه خود را در طول استراحت خود به دست آورید.
- کتاب بخوانید: خواندن کتاب یک راه عالی برای استراحت از صفحه دیجیتال است. ژانری را انتخاب کنید که از آن لذت می برید، خواه این یک رمان علمی تخیلی باشد یا یک کتاب مدیریت.
- به یک پادکست گوش دهید: اگر بیشتر یک فرد صوتی هستید، گوش دادن به یک پادکست یک راه آرامش بخش و در عین حال جذاب برای گذراندن وقت استراحت پومودورو است.
روز خود را با تکنیک پومودورو برنامه ریزی کنید
تکنیک پومودورو بر تقسیم وظایف بزرگ به کارهای کوچکتر و قابل کنترل تر تمرکز دارد. در نهایت، به شما امکان می دهد بهتر تمرکز کنید و سطح بهره وری خود را در طول روز بیشتر کنید.این تکنیک میلیون‌ها نفر را قادر می‌سازد تا رویکردی سالم‌تر و شخصی‌تر برای مدیریت زمان موثر اتخاذ کنند. زیبایی در سادگی، خلاقیت و سازگاری آن نهفته است.
عناصر اساسی تکنیک پومودورو جلسات کاری زمان بندی شده، استراحت های زمان بندی شده و احترام به تایمر است. هنگامی که متوجه شدید که کدام مدت زمان برای شما مناسب تر است، می توانید از مزایای یک اخلاق کاری ساختاریافته تر بهره مند شوید. یادتان باشد که:
“گاهی اوقات، کمتر، بیشتر است”.
دیدگاهتان را بنویسید